BFSG & barrierefreie PDFs – Rechtliche Grundlagen und Umsetzung nach PDF/UA
Digitale Barrierefreiheit im Überblick
Barrierefreiheit betrifft längst nicht mehr nur Websites. Seit dem 28. Juni 2025 verpflichtet das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) Unternehmen in Deutschland, ihre digitalen Produkte und Dienstleistungen barrierefrei anzubieten – dazu zählen auch barrierefreie PDFs – etwa Rechnungen, Verträge, Formulare oder Datenblätter.
Für öffentliche Stellen des Bundes gilt diese Pflicht bereits über das Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) und die BITV 2.0, die auf die europäische Norm EN 301 549 verweist. Deren Abschnitt 10 legt die Anforderungen an „Nicht-Web-Dokumente“ wie PDFs fest.
Rechtliche Vorgaben für barrierefreie PDFs
Wer PDFs öffentlich bereitstellt, muss sie barrierefrei machen. Rechtliche Grundlage sind im öffentlichen Bereich BGG und BITV 2.0, in der Privatwirtschaft das BFSG. Alle verweisen letztlich auf dieselben technischen Kriterien – die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.1, Stufe AA).
Diese Vorgaben sind bindend. Verstöße können Bußgelder, Abmahnungen und Reputationsschäden nach sich ziehen – mehr dazu weiter unten.
PDF/UA – der Standard für barrierefreie PDFs
PDF/UA („Universal Accessibility“, festgelegt in der Norm DIN ISO 14289-1) ist der technische Standard für barrierefreie PDFs. Er überträgt die WCAG-Anforderungen auf die PDF-Technik, sodass Screenreader Inhalte korrekt erfassen. PDF/UA ist die technische Grundlage – es ersetzt die gesetzlichen Vorgaben aus BFSG, BGG und BITV 2.0 nicht, sondern erfüllt sie.
Strukturierte Texte als Basis
Ein barrierefreies PDF beginnt bei der Struktur. Überschriften, Zwischenüberschriften und Listen müssen über echte Formatvorlagen ausgezeichnet sein – nicht nur optisch durch Fettung. Nur so erkennen assistive Technologien, was Überschrift, was Fließtext und was Aufzählung ist.
Tags und Lesereihenfolge
PDFs werden über sogenannte Tags strukturiert. Sie geben jedem Element seine semantische Bedeutung und legen die Reihenfolge fest, in der ein Screenreader vorliest. Ohne Tags bleibt der Inhalt für assistive Technologien unlesbar – egal, wie übersichtlich das Dokument optisch wirkt.
Erste Schritte zur Erstellung barrierefreier PDFs
Die saubere Quelle entscheidet: Wer schon in Word oder InDesign mit Formatvorlagen arbeitet, überträgt diese Struktur beim PDF-Export – und spart sich viel manuelle Nacharbeit. Bei bereits bestehenden oder extern erstellten PDFs lässt sich die Struktur nachträglich ergänzen, manuell oder automatisiert.
Barrierefreiheit überprüfen
Ob ein PDF die Anforderungen erfüllt, lässt sich prüfen: Der kostenlose PDF Accessibility Checker (PAC) testet gegen PDF/UA und maschinell prüfbare WCAG-Kriterien. Eine ergänzende Sichtprüfung mit Screenreader bleibt sinnvoll, da sich nicht alle Kriterien automatisch erfassen lassen. Hinweis: PAC ist nur für Windows verfügbar.
Warum nicht-zugängliche PDFs mehr als nur ein Ärgernis sind
Fehlende Beschriftungen, falsche Lesereihenfolgen oder unlesbare Scans sind keine Randprobleme, sondern echte Barrieren. Rund 50 % der blinden und sehbehinderten Menschen können Formulare nicht selbstständig ausfüllen – ob Bewerbung, Vertrag oder Arztformular.
Die Folgen reichen von Frust bis zu konkreten Nachteilen: verpasste Fristen, rechtliche Konflikte, verlorene Teilhabe. Unternehmen und Behörden, die unzugängliche Dokumente veröffentlichen, verlieren nicht nur Kundinnen und Kunden, sondern auch Vertrauen.
Wen betrifft die PDF-Pflicht – und wer ist ausgenommen?
Während sich öffentliche Stellen des Bundes nach BGG und BITV 2.0 richten, betrifft das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) vor allem die Privatwirtschaft: Unternehmen, die Verbraucherinnen und Verbrauchern Produkte oder Dienstleistungen digital anbieten – vom Onlineshop über Banken und Versicherungen bis zu Verlagen und Dienstleistern. Sobald ein PDF Teil eines solchen Angebots ist – etwa eine Rechnung, ein Vertrag, ein Datenblatt oder ein Formular zum Download –, muss es barrierefrei sein. Das gilt auch für bestehende PDFs, die weiterhin online abrufbar sind.
Ausgenommen sind Kleinstunternehmen, die gleichzeitig weniger als 10 Mitarbeitende und unter 2 Mio. € Jahresumsatz haben – und das auch nur, wenn sie reine Dienstleistungen anbieten. Sobald ein digitales Angebot wie ein Download, ein Buchungs- oder Kontaktformular existiert oder Produkte verkauft werden, greift die Pflicht in der Regel trotzdem. Im Zweifel lohnt eine kurze rechtliche Prüfung des eigenen Angebots.
Fristen und Bußgelder: Was bei Verstößen droht
Die Pflicht gilt seit dem 28. Juni 2025 – eine generelle Übergangsfrist gibt es nicht mehr. Betroffene Angebote müssen den Anforderungen entsprechen. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 100.000 € sowie Abmahnungen und im Extremfall die Untersagung des Angebots. Mindestens ebenso wichtig ist die praktische Seite: Wer nicht barrierefrei ist, schließt einen relevanten Teil potenzieller Kundinnen und Kunden von der Nutzung aus.
Häufige Fragen zum BFSG und PDFs
Gilt das BFSG auch für bestehende PDFs?
Ja. Auch PDFs, die bereits online stehen und weiterhin abrufbar sind, müssen den Anforderungen entsprechen – nicht nur neu erstellte Dokumente.
Reicht PDF/UA für die BFSG-Konformität?
PDF/UA (DIN ISO 14289-1) deckt die technische Struktur ab. Als inhaltlicher Prüfmaßstab kommt WCAG 2.1 Level AA hinzu. Die Kombination beider gilt als sicherer Weg.
Was kostet es, ein PDF barrierefrei zu machen?
Manuell hängt der Aufwand stark vom Dokument ab und kann pro PDF mehrere Stunden betragen. Mit automatischer Korrektur sinken die Stückkosten deutlich, besonders bei großen Mengen.
Sind kleine Unternehmen vom BFSG ausgenommen?
Kleinstunternehmen mit unter 10 Mitarbeitenden und unter 2 Mio. € Umsatz können bei Dienstleistungen ausgenommen sein. Sobald digitale Funktionen wie Downloads oder Formulare bestehen oder Produkte verkauft werden, greift die Pflicht häufig trotzdem.
Wie prüfe ich, ob ein PDF barrierefrei ist?
Mit Werkzeugen wie PAC (PDF Accessibility Checker) gegen PDF/UA – ergänzt um eine inhaltliche Sichtprüfung nach WCAG. Accessful liefert zu jedem korrigierten PDF ein Prüfprotokoll für Audit und Compliance mit.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für eine verbindliche Bewertung deines konkreten Angebots wende dich bitte an eine fachkundige Rechtsberatung.